Le cahier des charges, levier pour intégrer la facilitation

Comment mieux intégrer la facilitation d’ateliers (ou l’intelligence collective) dans les cahiers des charges.Merci à Adeline Evain, Julien Sauvage, Elise Morineau et Pierre Lapis pour leur participation active.

La “concertation” est devenue un élément incontournable des processus d’élaboration des documents de planification. Que ce soit réglementairement obligatoire, un souhait de vos élus ou une proposition de votre part, il s’agit d’être au clair sur les résultats que vous escomptez obtenir à l’issue de ces ateliers. Comme le montre le graphique ci-dessous, il existe différents niveaux de participation et chaque type d’ateliers peut être mené en intelligence collective avec des formats différents.

Convaincre de l’intérêt de l’intelligence collective.

Votre hiérarchie est-elle un relais sur lequel vous pouvez compter afin de lancer une démarche collaborative ? Si ce n’est pas le cas, construisez votre argumentaire en vous inspirant des éléments ci-dessous.

• permet de mobiliser, fédérer, embarquer les acteurs du territoire
• Favorise l’acculturation, l’appropriation des enjeux, la compréhension
• Permet de convaincre, d’aligner les différents points de vues
• Créer des espaces d’écoutes et de partage,
• Créer des ponts : via la transversalité et les différentes expertises mobilisées

Eléments à intégrer dans votre cahier des charges :

1️⃣ En préalable, identifier clairement en interne le “pourquoi” vous souhaitez être accompagné sur l’intelligence collective. Quels sont les avantages à en retirer pour votre projet? Quels sont les ponts à imaginer avec d’autres démarches collaboratives en cours?

2️⃣ Ne pas oublier d’exiger explicitement un accompagnement en facilitation / intelligence collective. Demander au prestataire de justifier de ses compétences (diplômes ou mention de son expérience passée en vous restituant un résultat d’atelier par exemple). Evoquer la possibilité de groupement car les BE spécialisés sur l’adaptation au changement climatique ne disposent pas forcément de ce type de profils. L’expérience d’un atelier “post-it” n’est pas suffisante.

3️⃣ En parallèle, dans le règlement de consultation, mentionner le critère de jugement “expérience en intelligence collective / facilitation” ; jouer avec les pondérations.

4️⃣ Mentionner le type de participation, le nombre de participants et le nombre d’ateliers souhaités. Si vous en avez la possibilité ajouté l’objectif visé (ex. créer l’adhésion autour du diagnostic de vulnérabilité, éviter l’éco-anxiété, etc.). Pour ce faire, distiller les mots clefs mentionnés dans “les avantages de l’intelligence collective” dans l’ensemble de votre cahier des charges plutôt que simplement mentionner la facilitation dans un paragraphe. Cela aura plus de poids.

5️⃣ Demander au prestataire de vous expliciter son approche méthodologique, minutieusement choisie, personnalisée et adaptée au livrable attendu.

En conclusion

Parce que certains sujets de l’adaptation au CC peuvent avoir un caractère sensible ou émotionnel, le facilitateur est formé à interroger, relancer, éviter les hors sujets, cadrer la discussion afin qu’elle reste constructive. Il aidera le groupe à identifier et résoudre des problèmes complexes, prendre des décisions, s’aligner sur une stratégie, construire à plusieurs, etc.

Sa présence vous permettra de ne pas endosser la double casquette d’animateur des réunions et de participant en tant qu’expert.

Pour autant, le facilitateur n’est que le garant d’une méthodologie basée sur l’écoute active, la bienveillance et la neutralité. C’est à vous de fixer en amont avec le facilitateur les objectifs et niveaux de participation souhaités.

Annoncer des ateliers collaboratifs qui n’en sont pas, qualifier de ‘concertation’ une simple consultation, peut créer beaucoup de frustration parmi les participants. Cette dérive (une sorte de ”share-washing”) peut mener à un désengagement de vos partenaires.